Digitalisierungsprojekt mit Sportmeo 2022-2023
Ein großer Schritt in die digitale Zukunft des SV66: Umstellung der manuellen IT zu einer digitalen Verwaltung in Sportmeo
Der SV 66 Frankfurt e.V. ist ein Sportverein, der in den letzten Jahren stark gewachsen ist. Doch die manuellen Prozesse zur Mitgliederverwaltung und zur Aktualisierung der Homepage wurden zunehmend nicht mehr der Größe des Vereins gerecht. Eine neue Lösung musste gefunden werden. Mit Sportmeo war schnell ein neuer Anbieter gefunden und die Transformation konnte im Oktober 2022 starten. Das Hauptziel des Projekts bestand darin, den Verein mit einer digitalen Lösung zu modernisieren und die Effizienz unserer Zusammenarbeit zu verbessern.
Vor der Umstellung waren wir mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Unsere Mitgliederverwaltung wurde mühsam über Excel-Tabellen durchgeführt, während der Bankeinzug einzeln durch diverse Lastschriftsammler abgewickelt werden musste. Es gab zwar einen Kursplan, der wurde jedoch manuell als Datei auf unserer Webseite hochgeladen. Unsere Homepage wirkte etwas in die Jahre gekommen und es gab langwierige Prozesse, um neue Kurse zu bewerben. Das Anmeldeformular war ein umständliches PDF, das ausgedruckt, ausgefüllt und eingereicht werden musste. Sowohl für Mitglieder als auch Vorstand war dies alles mit viel manueller Arbeit verbunden.
Dank der engagierten Arbeit des Projektteams, allen voran Melanie Kolb, wurde System am 15. März 2023 erfolgreich in Betrieb genommen. Die Umstellung der Prozesse erfolgte weitgehend reibungslos, was auch der langjährigen Erfahrung von Melanie bei der Umsetzung von IT Projekten zu verdanken war.
Das digitale Anmeldungs- und Kursbuchungssystem hat unseren Verein revolutioniert.
Mitglieder können sich nun direkt auf der Homepage registrieren und noch am gleichen Tag an unserem Angebot teilnehmen. Die noch gesteigerte Zahl an Neueintritten zwischen März und Juni spricht für sich.
Durch die Buchung von Kursen über die Homepage
und die Sichtbarkeit der jeweiligen Auslastung eines Kurses haben die Mitglieder nun eine höhere Planungssicherheit bei besonders beliebten Kursen.
Die Vorlaufzeit für neue Kurse wurde erheblich verkürzt. Fitnesskurse von Trainern wie Christoph Nickel oder Krav Maga mit Alexander Levin konnten innerhalb von nur 4 Wochen gestartet werden von der ersten Idee zur Umsetzung. Dadurch bieten wir unseren Mitgliedern eine schnellere Reaktion auf ihre Bedürfnisse.
Die Sicherheit unserer Mitgliederdaten wurde ebenfalls verbessert. Durch die Umstellung auf das Sportmeo-System haben wir einen höheren Datenschutz bei der Anmeldung zu Kursen im Vergleich zu früheren offenen Listen, beispielsweise bei Zumba.
Die Automatisierung der Prozesse durch Sportmeo hat unseren Vorstand erheblich entlastet. Zeitintensive Aufgaben wurden automatisiert, was dem Vorstand mehr Zeit für die Interaktion mit den Mitgliedern gibt. Die Mitgliederverwaltung wurde auf digitale Plattformen verlagert, was zu einer effizienteren Verwaltung und einem besseren Überblick über Mitgliedschaften führt.
Dank des Einsatzes von Melanie Kolb als Projektleiterin und der hingebungsvollen Arbeit des gesamten Vorstandsteams haben wir unsere Ziele erreicht und sind nun optimal für die digitale Zukunft unseres Vereins gerüstet. Mit dem Sportmeo-System haben wir die Grundlage geschaffen, um unseren Mitgliedern ein noch besseres Sporterlebnis bieten zu können.
